Généralement, un logiciel de facturation est un outil informatique permettant de faciliter et de sécuriser l’émission, l’édition et le stockage de toutes les factures de l’entreprise. En effet, de nombreuses solutions sont nécessaires pour répondre aux besoins de l’entreprise en termes de facturation, parmi lesquelles il y a l'utilisation de ce logiciel. En effet, ce logiciel vous permettra d’établir une facture et d’effectuer un suivi des pièces justificatives au sein de l’entreprise, permettant d’améliorer son fonctionnement interne et surtout son activité principale. Pour ce faire, quelques conseils sont à prendre en compte, notamment :
Bien saisir son organisation comptable et connaître l’utilité du logiciel de facturation
Avant de choisir son logiciel de facturation, il est important tout d’abord de mettre au point son organisation comptable. Cette dernière permet de gérer la comptabilité interne. En effet, il faudrait que le logiciel de votre choix dispose de diverses fonctionnalités comme avec le logiciel de comptabilité et le logiciel de devis-facturation (pour les petites entreprises). Il y a aussi le logiciel de gestion commerciale pour les moyennes et les grandes entreprises. Par ailleurs, le choix d’un logiciel de facturation exige nécessairement que vous devez connaître son utilité et d'établir un lien avec les besoins de l’entreprise. Le choix de l’outil devra surtout se faire en se basant sur son fonctionnement. Cet outil va donc gérer et éditer les différentes factures. Comme utilité, le logiciel de facturation s'assurera de gérer les données clients et fournisseurs, d’éditer les devis et les factures conformes aux législations en vigueur et de suivre les encaissements clients ainsi que les décaissements fournisseurs. Pour choisir un logiciel de gestion comptabilité, veuillez consulter un site comme gest4u.fr.
Choisir un logiciel adapté aux besoins de son entreprise
Pour le choix de son logiciel comptable, il faudrait s’assurer qu'il corresponde effectivement aux besoins réels de l’entreprise. Le plus recommandé est le logiciel tout en un afin de gérer entièrement la comptabilité interne de l’entreprise. C'est ce qui permet d’inclure aussi la facturation et le devis. Cette option concerne plus particulièrement les Petites et les Moyennes Entreprises. Le logiciel de facturation inclut généralement la comptabilité et la gestion commerciale qui est recommandé surtout pour les grandes structures. Pour le choix de ce logiciel, il faudrait se poser quelques questions indispensables dont : les données de facturation sont-elles transformées de façon automatique et manuelle en écritures comptables. Encore, une autre question pertinente est de savoir si le choix de cette fonctionnalité est crucial pour contrôler les erreurs. Pour ce faire, il faudrait ainsi prendre en compte les divers paramètres en relation avec ce logiciel avant d’effectuer son choix.
Revoir l’ergonomie du logiciel de facturation et son articulation avec celui de la comptabilité
En réalité, pour l’utilisateur du logiciel de facturation, il devrait être clair et intuitif. Puis, l’interface du logiciel devrait être simple et le navigateur devrait être fluide. Le but est donc de rendre l’utilisateur du logiciel plus à l’aise dans son exploitation mais son achat nécessite quand même un certain test pour s’en assurer. Actuellement, de nombreux logiciels sont accessibles pendant une durée limitée en version essai et les fonctionnalités pourraient être limitées. Toutefois, ce test permettra à l’entreprise de se centraliser sur sa propre opinion, notamment sur l’ergonomie de ce logiciel de facturation. De ce fait, elle pourrait aussi vérifier l’adéquation de ce logiciel avec ses besoins, tout en comparant les diverses solutions de facturation possibles.
Par ailleurs, il ne faudrait pas négliger l’articulation de ce logiciel de facturation avec celui de la comptabilité avant de faire le choix car d’autres proposent automatiquement un déversement des factures de vente. En effet, toutes les données recueillies dans ce logiciel seront certainement transformées en écritures comptables et ensuite intégrées à la comptabilité de manière automatique (depuis le logiciel de facturation vers celui de la comptabilité) et de manière manuelle (un fichier depuis le logiciel de facturation, importé par le biais du logiciel de comptabilité).
Prendre en compte des possibilités de personnalisation et de l’implantation des serveurs de l’éditeur
Il faudrait prendre en compte les possibilités de personnalisation du logiciel de facturation avant de l’installer. Il est essentiel de savoir si ce logiciel propose diverses fonctionnalités de personnalisation, par exemple avec le logo, avec la taille de la police ou avec la mise en page des couleurs de l’entreprise. Il serait aussi intéressant de connaître si le logiciel enregistrera les différentes formes de factures (modèles) selon son destinataire.
L’implantation des serveurs de l’éditeur figure aussi parmi les critères de choix du logiciel de facturation pour une entreprise. C’est le logiciel de comptabilité en ligne. En effet, il faudrait effectivement veiller au stockage des données. Il faut aussi se renseigner sur l’endroit où les serveurs vont s’implanter. Ce pourrait avoir un impact considérable sur la base de données de l’entreprise.