Dans la plupart des entreprises, les notes de frais sont traitées avec leurs justificatifs en version papier. Ceux-ci font donc partie des 11 millions de tonnes de papier consommés chaque année en France selon l’ADEME, soit 350 Kg chaque seconde. Avec une augmentation de 126 % au cours de ces dernières années, l’impact nocif sur l’environnement n’est plus à démontrer, sans parler des coûts pour l’entreprise, qui peuvent pourtant être évités. Pour cela, il suffira de songer à dématérialiser les justificatifs de notes de frais pour en faciliter la gestion sans en altérer l’authenticité.
Qu’appelle-t-on note de frais ?
Une note de frais est un document qui témoigne de l’utilisation de frais personnels à des fins professionnelles par un salarié, dans l’intérêt de l’entreprise au sein de laquelle il travaille. Ce document lui octroie ainsi le droit de demander un remboursement.
Parlant de frais professionnels, il s’agit en général, dans le cadre d’une mission par exemple, de :
Frais de déplacement ;
Frais de logement ;
Frais de repas (déjeuner d’affaires par exemple) ;
Frais d’abonnement (téléphone, internet, etc.).
Mais pour effacer tout doute sur l’éventualité de dépenses personnelles intégrées et se faire rembourser, le salarié doit annexer le justificatif original de note de frais.
Quid de la gestion des justificatifs de note de frais ?
Il faut le rappeler, la note de frais se présente généralement sous la forme d’une fiche à remplir par le salarié à la fin d’une période qui peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle selon la politique interne de l’entreprise.
Avant de rendre la fiche au service de comptabilité, le salarié doit avoir pris le temps d’aligner chacune des pièces justificatives des dépenses, qu’il y joindra. Or, à supposer qu’une dépense remonte au début d’année, en retrouver le justificatif en version matérielle en fin d’année n’est pas toujours évident. Heureusement, nous sommes à l’époque du digital et tout peut donc être dématérialisé.
Digitaliser les justificatifs de notes de frais pour en faciliter le traitement
Avant, il était fait obligation aux entreprises de conserver les justificatifs matériels de leurs notes de frais sur une période de 5 ans au moins. Mais ça c’était avant ! Un arrêté datant du 22 mars 2017, reprécisé par un nouvel arrêté en date du 23 mai 2019, autorise les entreprises à numériser les justificatifs, à condition de garantir leur valeur probante (authenticité, intégrité, intelligibilité).
Ainsi, vous avez désormais la possibilité de dématérialiser et procéder à l’archivage numérique de ces pièces pour un traitement 100 % digital. Les avantages qui y sont liés se situent de part et d’autre :
Pour les salariés : la réduction du travail lié à la conception de la note de frais et la réduction des risques de dégradation ou de perte des justificatifs, ce qui garantit un remboursement rapide ;
Pour le service de comptabilité : la facilitation des tâches administratives chronophages et la suppression des coûts et du volume d’archivage matériel.
D’un côté comme de l’autre, un gain de temps considérable est enregistré, de même qu’une remarquable efficacité de la gestion des notes de frais et une augmentation de la productivité du personnel.
Quelques outils de gestion dématérialisée des notes de frais
De nombreux outils vous permettent aujourd’hui de scanner et de conserver les justificatifs de notes de frais tout en vous mettant à l’abri du risque d’altération. En voici deux.
Captio
C’est une application mobile qui, grâce à un flux unique, simplifie le procédé de gestion des notes de frais. Captio possède diverses options permettant de :
Photographier les justificatifs des dépenses ;
Numériser le document ;
Enregistrer et saisir les données ;
Stocker les informations dans le cloud pour en faciliter l’accès pour tous.
Traveldoo Expense Express
C’est une offre de gestion dématérialisée de notes de frais, sans engagement et dont l’usage ne nécessite que très peu de temps. Elle a l’avantage d’aboutir à un archivage standardisé complet de l’historique entier de la note de frais, tout en garantissant la valeur probante des documents. Pour cela, Traveldoo Expense Express dispose d’une fonction d’externalisation du service d’horodatage et d’archivage à CDC Arkhinéo et Universign.