Le choix d'un logiciel de comptabilité et de facturation est une décision importante pour votre entreprise.
C'est aussi un bon signe que vous prenez vos résultats financiers au sérieux. Environ 18 % des petites entreprises n'utilisent pas de logiciel de comptabilité et seulement 21 % ont une comptabilité et une facturation intégrées.
Si c'est à vous de trouver un logiciel pour gérer les
devis et factures de votre entreprise, vous devez vous assurer de choisir le bon progiciel.
Êtes-vous prêt à apprendre les meilleurs conseils pour choisir le bon logiciel de facturation pour votre entreprise ?
Commençons.
Connaissez vos besoins
La première chose que vous devez savoir est ce que vous recherchez dans un progiciel de facturation.
Avez-vous besoin de quelque chose de simple pour suivre vos horaires et la
gestion des factures ? Avez-vous besoin d'un logiciel qui s'intègre à votre logiciel de comptabilité ou à un autre système, tel qu'un système de planification ?
Il y a beaucoup de choses à prendre en compte. Il y a des solutions de facturation qui sont hébergées dans le cloud et d'autres qui sont sur des ordinateurs de bureau.
Pour évaluer vos besoins, pensez au nombre de personnes qui doivent avoir accès aux informations de facturation. Pensez aussi à la façon dont le logiciel sera utilisé. Devrez-vous l'intégrer à d'autres solutions logicielles ?
Selon la taille de votre bureau, vous voudrez peut-être faire participer d'autres personnes au processus, comme celles qui utiliseront le logiciel.
Votre entreprise est unique et le progiciel que vous choisissez doit être unique à votre entreprise. Un progiciel unique pourrait ne pas vous convenir.
Les différentes industries ont des besoins différents.
Par exemple, pour un bureau de chiropraticien, il serait mieux d'utiliser un logiciel qui se concentre sur les réclamations d'assurance qui sont codées correctement. C'est important pour qu'ils puissent être payés à temps.
Dans ce cas, ils peuvent se tourner vers cette entreprise, qui offre une solution logicielle qui peut faire tout cela et soumettre automatiquement les réclamations.
Les entrepreneurs généraux ont des besoins complètement différents. Ils pourraient vouloir envisager quelque chose qui se concentre sur l'établissement des coûts des travaux et la gestion des soumissions qui s'intègre à un logiciel de comptabilité.
Pour mieux vous guider vers un meilleur choix, visitez le site
www.compte-pro.com.
Quel est votre budget
Vous devrez disposer d'un budget pour le progiciel de facturation. Il existe plusieurs modèles de paiement différents qui peuvent influencer votre décision d'achat.
Les logiciels qui sont basés dans le cloud ou nuage ont des frais mensuels. Il y a généralement un rabais si vous payez un an à l'avance.
La facturation des logiciels que vous hébergez vous-même nécessitera plus d'argent à l'avance, mais vous n'aurez pas à payer de nouveau jusqu'à ce qu'il soit temps de mettre à niveau.
N'ayez pas peur de dépenser de l'argent pour une ressource dont vous avez besoin. Si vous deviez investir dans une gamme complète de services comprenant la comptabilité et la facturation.
Ces forfaits peuvent vous aider à économiser de l'argent à long terme, car ils peuvent vous aider à identifier les déductions fiscales.
Comparer les caractéristiques des différents progiciels et vérifiez les intégrations
Vous devrez examiner attentivement ce que chaque logiciel offre, et cela est généralement indiqué dans les fonctionnalités. La première chose que vous devez rechercher est le type d'information que vous pourrez inclure sur les factures. Certains logiciels de base exigent que les factures portent leur logo, et non le vôtre. Vous devrez faire une mise à niveau pour que votre logo figure sur les factures. Seriez-vous en mesure d'avoir vos propres codes de facture et d'avoir des postes distincts qui comprennent des dates de début et de fin ?
Vous voudrez vous renseigner sur les notifications et savoir si elles sont automatiquement envoyées à un client lorsqu'une facture est en retard. Avez-vous besoin d'accéder à votre système de facturation en déplacement ? Si oui, vous aurez peut-être besoin d'une application dans le cloud qui vous permettra de visualiser votre système sur un téléphone ou une tablette.
Votre entreprise utilise peut-être déjà plusieurs systèmes. Vous en avez un pour la paie, la comptabilité, les ressources humaines, la facturation et le décompte. Dans une situation idéale, ces systèmes peuvent communiquer entre eux et avoir toutes les informations dont vous avez besoin sur un seul tableau de bord. Cela vous épargnera beaucoup de temps pour passer d'un système à l'autre pour trouver de l'information. De plus, l'intégration avec d'autres systèmes vous fera gagner du temps sur le travail de saisie de données et réduira les erreurs.
Demandez à d'autres entreprises ce qu'elles utilisent et posez les bonnes questions
Vos collègues et votre comptable peuvent avoir des idées sur le progiciel de facturation que vous pouvez utiliser dans votre entreprise. Demandez autour de vous pour voir ce que les autres utilisent pour avoir des idées. Vous pourrez ensuite étudier ces solutions pour vous-même et voir si elles correspondent à vos besoins.
Lorsque vous évaluez un
logiciel de facturation, vous devriez avoir une liste de questions que vous et votre équipe devez vous poser pour vous assurer que vous achetez la bonne solution pour votre entreprise.
Voici quelques questions à vous poser. Vous pouvez ajouter les vôtres pour les adapter à votre situation.
Est-il facile à utiliser ?
Y a-t-il des coûts cachés tels que des frais d'installation et des frais mensuels ?
Quel type de sécurité est inclus ?
Le logiciel, peut-il être personnalisé pour l'entreprise ?
Comment les données sont-elles sauvegardées et restaurées ?
Est-ce que le logiciel évoluera avec notre entreprise ?
Quel genre de soutien y a-t-il ? Y a-t-il des coûts supplémentaires pour le support technique ?
Ce ne sont là que quelques exemples de questions à poser lors de la sélection d'un logiciel.
