Les factures sont des documents importants pour une entreprise. Elles permettent d’avoir un regard précis sur l’activité, et de répondre très rapidement aux questions des clients. Des factures bien établies évitent également tout souci en cas de contrôle. Établir correctement vos factures constitue un gain de temps et un gage appréciable de tranquillité. Établir vos factures correctement comme tous vos autres documents commerciaux aidera aussi votre comptable dans ses tâches !
Les informations à faire figurer sur une facture
Les informations de classement
Les factures sont des outils d’organisation et de vérification pour les administrations mais aussi et surtout pour vous. Pour cette raison, il est obligatoire de faire figurer sur une facture sa date d’émission, un numéro, qui doit apparaître sur toutes les pages, ainsi que la date de la vente ou de la prestation. Ces informations permettent de facilement retrouver une facture en cas de besoin.
Les informations sur le vendeur et le client
Les factures doivent permettre d’identifier facilement le vendeur et le client. Pour le client, il simplement d’indiquer son nom, et si le client est une entreprise, son siège social. Il est également possible d’indiquer le domicile des clients des particuliers, mais ceux-ci sont en droit de s’y opposer. En ce qui concerne le vendeur, toutes les informations légales le concernant sont obligatoire sur la facture. Il s’agira donc du nom et du prénom ou de la dénomination sociale, avec le numéro SIREN ou SIRET. L’adresse du siège social ainsi que le numéro attribué par le centre de formalité des entreprises compétent (numéros RCS ou RM) doivent aussi figurer sur la facture. La facture doit aussi comprendre le Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur, et du client s’il est redevable de la TVA. Toutes ces informations permettent de savoir précisément à qui a réalisé une vente et à qui elle s’adressait afin de pouvoir contacter les personnes ou entreprises adéquates en cas de problème.
Les informations sur les prestations, les produits et les prix
Une facture doit détailler les prestations et produits vendus, et toutes les majorations ou réductions doivent être indiquées. Le taux de TVA ainsi que le montant total de TVA doivent apparaître. Enfin, une facture doit toujours afficher clairement le Total HT et le Total TTC. Source : Creerpme.be
L’intérêt des logiciels de facturation
Il existe de nombreux logiciels permettant de grandement faciliter l’édition de factures. Ces logiciels sont généralement payants mais ils offrent de sérieux avantages aux entreprises ayant besoin d’éditer un grand nombre de factures. Les avantages offerts se résument en trois points principaux : 1. Pas d’oubli ou d’erreur dans la forme légale de la facture. Comme vous avez pu le voir, la facture est un document qui répond à un cadre légal précis. Si vous éditez vous-même vos factures une par une, il peut arriver d’oublier un élément ou de faire une erreur en toute bonne foi. Cela peut être gênant en cas de contrôle. Les logiciels vous évitent cela car ils sont conçus pour respecter la législation et vous feront saisir toutes les données obligatoires. 2. Pas d’erreur de calcul. Tous les logiciels de facturation sont capables d’effectuer automatiquement les calculs requis pour éditer vos factures. Vous n’avez plus à calculer, juste à saisir des chiffres qui seront traités par le logiciel. Cela évite des erreurs qui pourraient durablement perturber les comptes de l’entreprise. 3. Des processus automatisés. Enfin, les logiciels de facturation vous proposent la plupart du temps de saisir les informations sur vos clients et vos prestations phares dans une base de données. Cela vous permet alors d’éditer un grand nombre de factures en quelques secondes, et vous libère du temps pour les tâches non-administratives.