Pour les entreprises, le casse-tête de tous les temps constitue la note de frais physique. Elle représente une source de dépense majeure. De même, elle engendre des problèmes épineux en matière de traitement. Les difficultés dans sa gestion peuvent même occasionner des pertes non négligeables. Ainsi, l’article A 102 B-2, du Livre des procédures fiscales, vient éponger tous ces désagréments en prônant la digitalisation des factures. Il n’y a que des avantages, et les voici !
Dématérialiser pour gagner du temps
La gestion des comptes de frais papier comporte énormément de risques. Ils vont des oublis à l’altération, et les moyens de classement et d’identification sont quasi inexistants. C’est le fait de digitaliser la note de frais avec Expensya par exemple présente des atouts non négligeables.
En effet, 65 % des entreprises en font la gestion avec un support papier et des tableaux Excel. Une telle procédure est inacceptable à l’ère de l’internet et du e-commerce. Or, la numérisation des documents apporte, en plus de l’automatisation des services, un traitement plus performant.
Par ailleurs, la dématérialisation immédiate des reçus favorise un échange rapide et facile entre les différents départements. Elle permet aussi de disposer d’un accès plus prompt et simple aux factures. De même, chaque collaborateur jouira d’un gain de plus 3 heures de travail par mois, temps précieux qu’ils pourront consacrer à des tâches importantes autres qu’une note de frais.
Digitalisation pour un gain financier
Tel qu’énoncé tantôt, le traitement des factures physiques représente une dépense colossale, en termes de saisie, de manipulation, de classement et d’archivage. La dématérialisation va ainsi induire une baisse avoisinant les 63 % du coût de gestion des comptes de frais.
Par ailleurs, avec la numérisation, les collaborateurs sont guidés dans la saisie des données. De cette façon, ils pourront éviter les risques d’erreur et d’oubli. De même, les informations peuvent être immédiatement échangées entre départements, ce qui constitue un gain financier considérable.
Il convient aussi de mentionner que la digitalisation permet de contrôler les dépenses faites. La note de frais dématérialisée donne également l’occasion de les analyser et de trouver des solutions. Le but étant de réaliser des économies quotidiennes sur les postes de dépenses les plus essentielles. Et vous pouvez mieux gérer votre entité grâce aux astuces du blog Entreprise et Compagnie.
Enfin, les responsables ont la possibilité de recevoir des notifications concernant les factures à viser. La tâche de validation peut donc être exécutée au fur et à mesure. Et le temps gagné pourra, en conséquence, être investi dans d’autres activités de l’entreprise, et alors un gain financier.
Optimiser le stockage de la note de frais
La digitalisation impose l’utilisation de logiciels ou d’applications qui réduisent les erreurs et les mauvaises manipulations. En effet, la note de frais digitalisée permet aussi de les corriger, car il devient plus aisé de trouver les failles dans les fichiers.
Par ailleurs, les audits ne posent plus de problèmes puisqu’il est plus facile de fournir les documents exigés. Il s’agit carrément d’une révolution qui simplifie au-delà de tout le stockage. Le support physique qui nécessite de l’espace d’archivage n’est plus de rigueur. Il suffit d’un serveur pour une gestion efficace, fiable et intelligente.
C’est vrai que l’installation d’un réseau informatique s’avère indispensable. Mais, outre l’économie de temps et d’argent, il y a aussi un gain d’espace considérable. D’ailleurs, ses locaux, entre-temps dédiés à la note de frais, peuvent désormais servir à d’autres desseins. Ce qui peut apporter, par ricochet, de nouveaux revenus.
En définitive, la numérisation, comme une révolution, vient soulager les collaborateurs des entreprises. Mais elle constitue, du même coup, une source d’économie à la fois en temps et en argent. Elle permet aussi d’optimiser le stockage des notes de frais.