La facturation électronique a définitivement changé la façon dont nous gérons la comptabilité non seulement au sein des entreprises elles-mêmes, mais aussi en relation avec votre comptable , rendant le processus beaucoup plus efficace et rapide. Avec l’e-facture, les entreprises ne sont plus obligées de transporter des piles de feuilles imprimées : tout a été remplacé par des fichiers électroniques au format XML. Non seulement cela : l’importation des données reçues par les comptables est automatique, fluide et efficace, réduisant l’erreur d’imputation à pratiquement zéro.
Force est donc de constater que la relation entreprise-comptable a évolué : mais comment s’effectue l’échange de documents au moment de la facturation électronique ? Vous devez encore envoyer vos factures au comptable en format papier ?
Factures électroniques pour les professions libérales, les micro-entreprises et les comptables
La plupart des professionnels et micro-entreprises qui ont dû s’adapter au flux de la facturation électronique ont adopté le même logiciel que celui utilisé par le comptable . Il s’agit toutefois de modules logiciels spécifiques à la facturation uniquement, généralement utilisables sur des plateformes web , qui permettent à l’entreprise d’émettre et de recevoir des factures et qui à leur tour donnent également un accès complet au comptable, qui pourra accéder mais aussi recevoir des données de facturation. directement dans votre système comptable.
Gestion avec factures électroniques et le comptable
Dans le cas où l’entreprise utilise déjà son propre logiciel de gestion avec facturation électronique , ou en tout cas décide d’utiliser un logiciel alternatif autre que le choix préconisé par le comptable, elle peut encore établir un flux automatique qui permettra à l’ entreprise et au studio de dialoguer et échanger des données sous format électronique . Autrement dit, il sera toujours possible pour le cabinet de recevoir et/ou télécharger des factures au format électronique. Il y a plusieurs manières possibles :
Envoyer un fichier XML
de cette façon, l’entreprise enregistre toutes les factures dans un dossier qui est ensuite zippé et envoyé au comptable. Une fois que le comptable l’a reçu, il extrait les fichiers et les enregistre automatiquement dans son propre système de gestion de studio . Certains systèmes de gestion ont des fonctions qui créent le fichier .zip périodiquement (par exemple, une fois par semaine) et l’envoient automatiquement par e-mail au comptable.
Accès au système de gestion
certains systèmes de gestion prévoient un login dédié pour le comptable, afin qu’il puisse accéder et télécharger toutes les factures de manière autonome. De cette façon, le comptable peut également vérifier si les factures ont été correctement établies, enregistrées et peut facilement accéder aux éventuelles pièces jointes pour vérifier directement les informations complémentaires relatives aux différents documents présents.
Factures et frais
sur le portail Factures et considérations de l’Agence du revenu, toutes les factures reçues et envoyées sont stockées ; donner accès à votre comptable, c’est lui permettre d’entrer dans cette zone restreinte et de télécharger tous les fichiers XML présents en toute autonomie.
Synchronisation avancée
le téléchargement et la synchronisation des données de Factures et Paiements peuvent également s’effectuer automatiquement grâce à des systèmes de connexion plus avancés , conçus pour aider le comptable à aligner toutes les données comptables.
Factures non électroniques et documents encore papier
Dans le cas où le comptable effectue également la comptabilité pour le compte du client , il existe certains documents qui ne font pas partie du flux électronique et pour lesquels une copie papier doit être fournie. Entre ceux-ci :
- Factures reçues de fournisseurs étrangers (Intra CEE et Extra CEE)
- Factures reçues à partir de minimums et de montants forfaitaires
- Factures reçues de Saint-Marin
- Factures médicales (comme le médecin du travail)
- Documents autres que les factures ( reçus fiscaux, notes de frais, etc. )
- Factures de douane
Pour ces documents encore faut-il remettre une copie papier à votre comptable : dans certains cas, cette copie peut être numérisée dans un fichier pdf (par exemple si elle est reçue du fournisseur déjà au format .pdf ou si acquise à partir d’un scanner) . Dans d’autres cas cependant, si le document original n’est que papier (comme un reçu d’un restaurant étranger), considérant qu’il doit être enregistré et conservé, la copie papier du document original doit être remise au comptable .
Conclusion
Avec la numérisation des documents et des processus, amorcée il y a quelque temps, la relation entre l’entreprise et l’expert-comptable a considérablement évolué et amélioré la vie sur les deux fronts : la communication des circulaires et des informations est immédiate et plus efficace, tandis que l’envoi des données officielles et des documents numériques assure un gain de temps considérable et une plus grande sécurité contre les erreurs et les retards de livraison. La relation entre le cabinet de conseil et l’entreprise doit toujours être considérée comme une relation d’équipe faite de confiance et de collaboration : ces deux conditions sont à la base pour faciliter le travail des deux parties.