Dans les entreprises, les employés sont amenés dans le cadre de leur activité professionnelle à se déplacements à la rencontre de clients potentiels, à organiser des dîners d’affaires, l’achat de fournitures de bureau pour l’entreprise, etc. Toutefois, ces frais seront remboursés plus tard par la société en question. Mais ce qui pose problème c’est le fait de procéder aux comptes. Généralement, calculer la gestion des notes de frais demande du temps et la marge d’erreur s'avère souvent trop importante conduisant à des exagérations au niveau du remboursement. Pour endiguer ce problème, le recours à des logiciels pour la gestion des notes de frais constitue une alternative intéressante et offre de nombreux avantages.
La gestion électronique des notes de frais : comment ça marche ?
Les notes de frais correspondent le plus souvent à des frais de déplacements, des frais de bouche...ce sont des frais inévitables car certains contextes professionnels l'exigent comme la prospection de clients potentiels, mais également la réception de clients venus de l'étranger... Ces déplacements et autres frais seront remboursés par l’entreprise. En moyenne, un employé prend 30 minutes voire même plus pour effectuer ce calcul. Mais avec des outils électroniques, à l'instar d'un logiciel de gestion des notes de frais, la tâche sera plus automatisée, moins compliquée et pourra être effectuée rapidement. Il suffit de saisir votre demande de remboursement et le logiciel va soumettre cette demande au manager ou au comptable. Si vous souhaitez trouver un logiciel qui répondra à vos attentes, vous pouvez vous rendre sur kammi.fr.
Les avantages pour les entreprises
Le premier avantage pour l’entreprise en ayant recours à un logiciel notes de frais est avant tout un gain de temps précieux et de transparence pour l’entreprise. La marge d’erreur est très limitée voire quasiment nulle. De plus, la transmission des données ne se fera plus par fax, mais directement en ligne ainsi le manager ou le comptable pourra accéder aux notes même en étant en déplacement. L’entreprise pourra également effectuer un meilleur contrôle des dépenses en ayant l’opportunité de repérer d’éventuels abus et en sachant examiner le genre de dépense inutile qui génère des frais trop importants.
Le choix des logiciels de notes de frais
Il existe de nombreux logiciels de gestion de notes de frais. Toutefois, veillez à opter pour un logiciel qui peut être installé facilement sur les serveurs de votre entreprise et qui soit facile d’accès. N'hésitez pas à prendre l'avis de votre comptable et celui de tout employé impliqué dans l'activité de gestion de notes de frais. L’ergonomie de l'interface graphique, la facilité de manipulation ainsi que la fourniture de toutes les fonctionnalités requises sont les principaux critères qu'il faut prendre en considération avant de décider pour quel logiciel opter.